מי שפותח משרד בכול תחום, יודע כי הדרך בה המשרד יראה, יתפקד ויעוצב - חשובה מאד עבור הפרודוקטיביות שבמקום העבודה. בכך, רבים בוחרים את החלל המתאים לסדר גודל הפעילות במקום, כמו גם את המרחב הנכון עבור מספר העובדים וכמות הלקוחות שצפויה בבית העסק.
ובכל זאת, לפתוח משרד זה לא דבר שיש להקל בו ראש, זאת החל ממתן תשומת לב לפרטים הקטנים, עד לבחירת המרחב עצמו. אז כיצד מנהלים משרד בצורה נכונה? הנה כמה טיפים טובים:
בחירת המיקום הנכון
כאשר אתם שוכרים או רוכשים משרד, וודאו כי הוא נמצא במיקום נכון. בחרו מיקום מרכזי יחסית או כזה שנמצא קרוב לאזור תעשייה. לדוגמא: מרבית חברות ההייטק בארץ נמצאות באזורים בהם ישנן חברות דומות. כך שניתן להיות קרובים לאזור מסחרי ולנהל קשרים עם שכנים למקצוע. במקרה אחר: מי שיפתח משרד מהנדסים, יוכל לעשות זאת גם בבניין מגורים, בעיקר שמדובר במשרד קטן שאינו מסב הפרעה לציבור.
תחימת החללים נכון
כול מקום עבודה עליו להתאים לאופי העבודה, לצרכים של הלקוח וחשוב מכול - לצרכי העובד. בכך חשוב לתחום את החללים נכון על פי הצורך בפרטיות של עובדים, או לחלופין לעבוד בחלל אחד גדול שמאפשר תקשורת וקשר ישיר בין הצוותים. נסו להיעזר בשירותים של מעצבי פנים כדי לחלק נכון את המרחב, וקבלו השראה לגבי קונספט עיצוב שיקנה חיים וצבע למקום. בכך תוכלו לעבוד בצורה נכונה.
בחירת כלי עבודה נכונים
כאשר אתם מנהלים משרד רצוי שיהיו לכם כל כלי העבודה הטריוויאליים שמקום כזה דורש כמו מחשבים נייחים, נייד משרדי, טלפון עם מרכזיה חכמה, וכדומה. שימו לב שאתם בוחרים בכלי התקשורת המתאימים. בעת בחירת מדפסת משרדית, יש לבדוק איזה טונר מתאים למדפסת שלכם.
אם בחרתם מדפסת משרדית גדולה, תצטרכו טונר בגודל מתאים ולא מיכל דיו כמו במדפסת למשרד קטן או כזאת שמוגדרת "ביתית". חשוב לבחור בית דפוס שיוכל לספק לכם שירותי הדפסה ובה בעת יספק לכם ציוד משרדי, מדפסות, טונרים, שירותי גרפיקה, ושאר שירותים משרדיים.
שימוש בכלים וירטואליים
נסו לצמצם כמה שאפשר את השימוש בכלים פיזיים שרק יכבידו ויעמיסו על המרחב. לדוגמה: במקום מרכזייה טלפונים גדולה, תוכלו לבחור מרכזיית IP שמקנה ניתוב שיחות וניהול שיחות דרך האינטרנט. במידה ותרצו להקל על העובדים בעת הצורך להחתים כרטיס נוכחות: תוכלו להוריד אפליקציה חכמה לניהול זמן ושעון נוכחות. אם תרצו לחסוך בניירת ולצמצם את שירותי הדואר - מומלץ לבחור בתוכנת הנהלת חשבונות און ליין. כל אלה יספקו לכם מהירות בפעולות יום יומיות וחסכון משמעותי בהוצאות.